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專(zhuān)票電子化管理與操作有關(guān)問(wèn)題~

        2020年12月20日,國家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專(zhuān)用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》(2020年第22號),決定在前期寧波、石家莊和杭州等3個(gè)地區試點(diǎn)的基礎上,在全國新辦納稅人中實(shí)行增值稅專(zhuān)用發(fā)票電子化。隨著(zhù)電子發(fā)票逐步推廣應用,各單位應當按照有關(guān)法律法規的規定,規范使用電子發(fā)票進(jìn)行報銷(xiāo)入賬歸檔等活動(dòng)。
 
        2015年12月,財政部、國家檔案局印發(fā)新修訂《會(huì )計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號),隨后又于2020年3月印發(fā)《財政部 國家檔案局關(guān)于規范電子會(huì )計憑證報銷(xiāo)入賬歸檔的通知》(財會(huì )〔2020〕6號)。上述文件均對包括電子發(fā)票在內的各類(lèi)電子會(huì )計憑證的報銷(xiāo)入賬歸檔工作作出了明確規定。
 
為進(jìn)一步回應社會(huì )關(guān)切,服務(wù)和指導基層單位更加規范使用電子發(fā)票,財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局有關(guān)部門(mén)結合已經(jīng)發(fā)布的相關(guān)文件,就增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“電子專(zhuān)票”)全流程電子化管理操作等有關(guān)問(wèn)題回答如下:
專(zhuān)票電子化
 
1.電子專(zhuān)票作為電子會(huì )計憑證與紙質(zhì)會(huì )計憑證法律效力是否相同?
 
答:電子會(huì )計憑證是指以電子形式生成、傳輸、存儲的各類(lèi)會(huì )計憑證,包括電子原始憑證、電子記賬憑證。電子專(zhuān)票屬于電子會(huì )計原始憑證。國家稅務(wù)總局2020年第22號公告第二條規定:“電子專(zhuān)票由各省稅務(wù)局監制,采用電子簽名代替發(fā)票專(zhuān)用章,屬于增值稅專(zhuān)用發(fā)票,其法律效力、基本用途、基本使用規定等與增值稅紙質(zhì)專(zhuān)用發(fā)票相同。”《財政部 國家檔案局關(guān)于規范電子會(huì )計憑證報銷(xiāo)入賬歸檔的通知》(財會(huì )〔2020〕6號)規定:“來(lái)源合法、真實(shí)的電子會(huì )計憑證與紙質(zhì)會(huì )計憑證具有同等法律效力。”《檔案法》第三十七條規定:“電子檔案應當來(lái)源可靠、程序規范、要素合規”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用”。因此,來(lái)源合法、真實(shí)的電子專(zhuān)票作為電子會(huì )計憑證與紙質(zhì)會(huì )計憑證具有同等的法律效力,且可作為電子檔案進(jìn)行保存歸檔。
 
2.實(shí)行專(zhuān)票電子化的新辦納稅人如何開(kāi)具電子專(zhuān)票?
 
答:實(shí)行專(zhuān)票電子化的新辦納稅人可向稅務(wù)機關(guān)免費領(lǐng)取稅務(wù)UKey,通過(guò)電子稅務(wù)局、辦稅服務(wù)廳等渠道申請電子專(zhuān)票票種核定,在國家稅務(wù)總局增值稅發(fā)票查驗平臺(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)上下載并安裝增值稅發(fā)票開(kāi)票軟件(稅務(wù)UKey版)后,開(kāi)具電子專(zhuān)票。開(kāi)票完成后,納稅人可以通過(guò)電子郵件、二維碼等方式,遠程交付電子專(zhuān)票給受票方。
 
3.受票方收到電子專(zhuān)票后,應如何查驗其發(fā)票真偽?
 
答:電子專(zhuān)票采用可靠的電子簽名代替原發(fā)票專(zhuān)用章,采用經(jīng)過(guò)稅務(wù)數字證書(shū)簽名的電子發(fā)票監制章代替原發(fā)票監制章,更好適應了發(fā)票電子化改革的需要。
 
納稅人可以通過(guò)全國增值稅發(fā)票查驗平臺(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器,查閱電子專(zhuān)票并驗證電子簽名以及電子發(fā)票監制章有效性。
 
4.受票方收到電子專(zhuān)票后,如何申請抵扣增值稅進(jìn)項稅額或出口退稅、代辦退稅?
 
答:受票方取得電子專(zhuān)票用于申報抵扣增值稅進(jìn)項稅額或申請出口退稅、代辦退稅的,應當登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺確認發(fā)票用途,登錄地址由各省稅務(wù)局確定并公布。
 
5.使用電子專(zhuān)票進(jìn)行報銷(xiāo)入賬歸檔的基本規定有哪些?
 
答:依據財會(huì )〔2020〕6號文規定,電子專(zhuān)票作為電子會(huì )計憑證的一種,同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的,可以?xún)H使用電子專(zhuān)票進(jìn)行報銷(xiāo)入賬歸檔:
 
(一)接收的電子會(huì )計憑證經(jīng)查驗合法、真實(shí);
 
(二)電子會(huì )計憑證的傳輸、存儲安全、可靠,對電子會(huì )計憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現;
 
(三)使用的會(huì )計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會(huì )計憑證及其元數據,能夠按照國家統一的會(huì )計制度完成會(huì )計核算業(yè)務(wù),能夠按照國家檔案行政管理部門(mén)規定格式輸出電子會(huì )計憑證及其元數據,設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,且能有效防止電子會(huì )計憑證重復入賬;
 
(四)電子會(huì )計憑證的歸檔及管理符合《會(huì )計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)等要求。
 
采用電子專(zhuān)票進(jìn)行報銷(xiāo)、入賬且本單位財務(wù)信息系統能導出符合國家檔案部門(mén)規定的電子歸檔格式的,應當將電子專(zhuān)票與其他電子會(huì )計記賬憑證等一起歸檔保存,電子專(zhuān)票不再需要打印和保存紙質(zhì)件;不滿(mǎn)足上述條件的單位,采用電子專(zhuān)票紙質(zhì)打印件進(jìn)行報銷(xiāo)、入賬的,電子專(zhuān)票應當與其紙質(zhì)打印件一并交由會(huì )計檔案人員保存。
 
6.如何借助標準化手段支持會(huì )計核算系統對電子專(zhuān)票進(jìn)行自動(dòng)接收、識別和入賬處理?
電子發(fā)票全覆蓋
答:財政部即將出臺電子發(fā)票入賬數據標準,并將會(huì )同國家稅務(wù)總局在部分企業(yè)開(kāi)展試點(diǎn),以進(jìn)一步規范電子發(fā)票等電子憑證入賬,方便受票方會(huì )計核算系統進(jìn)行自動(dòng)化的接收、識別和入賬處理。
 
7.電子專(zhuān)票的紙質(zhì)打印件能否單獨作為報銷(xiāo)入賬歸檔依據使用?
 
答:不能。根據財會(huì )〔2020〕6號的規定,各單位無(wú)論采用何種報銷(xiāo)、入賬方式,只要接收的是電子專(zhuān)票,則必須歸檔保存電子專(zhuān)票。單位如果以電子專(zhuān)票的紙質(zhì)打印件作為報銷(xiāo)入賬歸檔依據的,必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子專(zhuān)票。
 
8.受票方應如何防范電子專(zhuān)票的紙質(zhì)打印件重復報銷(xiāo)入賬的風(fēng)險?
 
答:電子專(zhuān)票的紙質(zhì)打印件只是承載電子專(zhuān)票發(fā)票信息的載體,不具備物理防偽功能,具有可復制的特點(diǎn)。為避免電子專(zhuān)票的紙質(zhì)打印件重復報銷(xiāo)入賬,各單位應建立完善的內控機制,嚴格按照財會(huì )〔2020〕6號文規定。如果以電子專(zhuān)票的紙質(zhì)打印件作為報銷(xiāo)入賬歸檔依據的,必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子專(zhuān)票。同時(shí)建議各單位在報銷(xiāo)入賬時(shí)對發(fā)票代碼、號碼進(jìn)行查重處理。對于已經(jīng)使用財務(wù)信息系統的單位,可以通過(guò)建立發(fā)票數據庫的方式,升級系統功能,利用系統進(jìn)行自動(dòng)比對;對于尚未使用財務(wù)軟件實(shí)行純手工記賬的單位,可以通過(guò)電子表格等方式,建立已入賬發(fā)票手工臺賬,有效防范重復報銷(xiāo)、虛假入賬等風(fēng)險。
 
9.包括電子專(zhuān)票在內的各類(lèi)電子發(fā)票應如何歸檔保存?
 
答:電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進(jìn)行。
 
已建立電子檔案管理系統的單位,實(shí)施了會(huì )計信息系統,與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷(xiāo)憑證等已全部實(shí)現電子化(不包括紙質(zhì)憑證掃描,下同),可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷(xiāo)憑證等電子會(huì )計憑證通過(guò)歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進(jìn)行整理、歸檔并長(cháng)期保存,歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發(fā)〔2015〕4號);如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷(xiāo)憑證等未實(shí)現電子化,可單獨將電子發(fā)票通過(guò)歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進(jìn)行整理、歸檔并長(cháng)期保存;整理、歸檔、長(cháng)期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》(檔辦發(fā)〔2015〕4號)。
 
10.接收電子專(zhuān)票的單位,相關(guān)的紙質(zhì)會(huì )計憑證該如何保管理?
 
答:接受電子專(zhuān)票的單位,如部分業(yè)務(wù)的報銷(xiāo)、入賬仍采用紙質(zhì)憑證,該部分紙質(zhì)憑證仍應按傳統紙質(zhì)會(huì )計檔案的管理方法進(jìn)行管理。
 
11.上述關(guān)于電子專(zhuān)票報銷(xiāo)入賬歸檔的問(wèn)答口徑是否適用于其他增值稅電子發(fā)票?
 
答:同樣適用。
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